Wie kann ich mit Outlook Express Backup Toolbox Daten aus Outlook Express sichern und wiederherstellen?

Email zählt heutzutage zu den Hauptkommunikationskanälen – nicht nur für Firmen, sondern auch unter Privatanwendern. So werden in der Korrespondenz zum Teil wichtige Nachrichten ausgetauscht, einschließlich solcher mit Dokumenten im Anhang. Klar, dass der Verlust solcher Nachrichten gravierende Folgen haben kann. Die Ursachen können dabei vielfältig sein, angefangen bei Virusattacken bis hin zu Anwendungsfehlern durch den Benutzer. Gerade deswegen ist es besonders wichtig, Emails zu sichern.

Outlook Express zählt heute zu den beliebtesten Mail-Clients. Seinen Erfolg hat es wohl auch der Tatsache zu verdanken, dass es als Teil des Vertriebspakets aller Windows-Betriebssysteme seit Windows 95 OSR2 ausgeliefert wird. Ausnahmen bilden Windows Vista und das spätere Windows 7, in denen mit Microsoft Mail ein anderer Client angeboten wurde. Entsprechend häufig sehen Benutzer sich mit dem Problem konfrontiert, Daten aus Outlook Express sichern zu müssen. Die Lösung heißt Outlook Express Backup Toolbox (herunterladen). Schauen wir uns den Vorgang etwas genauer an.

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Betrachten wir zunächst die Backup-Einstellungen, die in Form eines einfachen Schritt-für-Schritt-Assistenten integriert sind. Um die Sicherung zu starten, drücken den Backup-Button.

Im ersten Schritt geben Sie die Daten an, die gesichert werden sollen. Es erscheint ein Baumdiagramm mit den bestehenden Identitäten (darin enthalten sind sämtliche Kontodaten, Nachrichtenordner, Signaturen und Nachrichtenregeln) und allgemeinen Informationen (Adressbuch, Vorlagen). Legen Sie durch Markieren der Kontrollkästchen neben den betreffenden Abschnitten fest, welche Daten gesichert werden sollen. Sie können ganze Identitäten über den entsprechenden Zweig auswählen oder aus der Detailansicht einzelne Teile auswählen: Einstellungen, Nachrichtenordner, Signaturen und Nachrichtenregeln.

Als nächstes wählen Sie die Datei, in die das Backup gespeichert werden soll. Sie können den Dateinamen samt Dateipfad manuell eingeben oder bequemer mit einem Klick auf den entsprechenden Button über den Windows Explorer anwählen. Den Dateinamen sollten Sie übrigens genau erwägen. Es wird empfohlen, Datum und Uhrzeit der Erstellung in den Dateinamen einzubinden. So vermeiden Sie Verwirrung und finden in Ihrem Backup später schneller, was Sie suchen. Praktischerweise unterstützt Outlook Express Backup Toolbox Sie dabei, indem es dem Dateinamen automatisch das Datum hinzufügt.

Jetzt sollten Sie einige zusätzliche Backup-Einstellungen einrichten, allen voran die Kompressionsrate. Diese wird mithilfe der Regler des Archiv-Modus festgelegt. Zur Auswahl stehen vier Optionen: Keine, Schnell, Normal und Maximal. Je höher die Kompressionsrate, um so weniger Platz beansprucht die Backup-Kopie. Entsprechend länger dauern dann allerdings Kompression und Wiederherstellung. Wenn nötig, können Sie die Backup-Kopie gegen unbefugten Zugriff schützen. Wählen Sie dafür eine der vier verfügbaren Kodierungsmethoden aus der Encryption Method-(Kodierungsmethoden-)Dropdown-Liste (klassische PkZip-Kodierung oder AES-Algorithmus mit 128, 196 oder 256-Schlüssellänge) und geben Sie im entsprechenden Feld das gewünschte Passwort ein.

Der nächste Wert, die Sie festlegen sollten, bezieht sich auf die Aufteilung des Backups. Die Größe der Teile wird im Feld Split to volumes (In Teile aufteilen) festgelegt. Standardmäßig ist das Feld leer. Das bedeutet, dass die Daten in einer einzelnen Datei gesichert werden. Wenn Sie es vorziehen, das Backup auf einem Wechseldatenträger zu sichern, wählen Sie die entsprechende Option aus der Dropdown-Liste: ZIP-100, CD-650 MB etc. In diesem Fall wird das Programm die Datei automatisch in Teile teilen, entsprechend dem verfügbaren Speicherplatz auf den betreffenden Wechselmedien. Wahlweise können Sie die Größe der Dateiteile manuell (in Bytes) festlegen.

Im einem letzten Vorgang für diesen Schritt werden Sie aufgefordert, eine Ausführungsart für den Task festzulegen. Nutzen Sie dafür die Regler des Start Mode (Startmodus). Die Option Run Immediately (Sofort ausführen) ist standardmäßig voreingestellt. Wenn Sie eine automatische Sicherung vorziehen, wählen Sie die Option Add to Scheduled Task (Zu geplanten Tasks hinzufügen). In diesem Fall wird ein geplanter Windows-Task erstellt. Auf diese Weise können Sie eine automatisierte, stundenplanbasierte Datensicherung einrichten und sicherstellen, dass Ihre Email-Korrespondenz dauerhaft gesichert ist.

Wenn Sie fortfahren, erscheint das übliche Dialogfeld zur Erstellung eines neuen Windows-Tasks. Die Hauptfelder sind darin bereits ausgefüllt. Sie müssen lediglich noch den Anmeldenamen und das Passwort des Benutzerprofils eintragen, von dem aus der Sicherungsvorgang gestartet werden soll, und den Intervall festlegen: täglich, wöchentlich, monatlich, vor dem Herunterfahren etc. Ein Task kann nach mehreren Stundenplänen ausgeführt werden. So sind Sie in Ihrem Sicherungsverhalten flexibel. Nach dem Einrichten des geplanten Tasks erscheint dieser im entsprechenden Windows-Ordner (Start | Alle Programme | Zubehör | Systemprogramme | Geplante Tasks). Der Task kann nachträglich bearbeitet werden. Beispielsweise können Sie den Intervall verändern.

Die Konfigurierung des Sicherungsvorgangs ist nun abgeschlossen. Beachten Sie, dass noch keine Backup-Kopie erstellt worden ist. Diese wird gemäß Stundenplan automatisch erzeugt. Sollten Sie das Backup sofort benötigen, lassen Sie die Option Run Immediately (Sofort ausführen) aktiviert. Beim nächsten Schritt erscheint das folgende Dialogfeld: Do you wish to start backup process? (Möchten Sie den Sicherungsvorgang jetzt starten?) Bestätigen Sie den Vorgang und warten Sie, bis die Backup-Kopie erstellt ist. Die Dauer kann dabei in Abhängigkeit von der Datenmenge und den Systemvoraussetzungen des Computers variieren.

Die Wiederherstellung einer zuvor erstellten Sicherungskopie erfolgt ebenfalls mithilfe eines Schritt-für-Schritt-Assistenten. Zum Starten klicken Sie nach dem Start von Outlook Express Backup Toolbox auf den Restore-(Wiederherstellen-)Button. Das Programm wird Ihnen zwei unterschiedliche Methoden der Datenwiederherstellung zur Auswahl stellen. Simple Restore (Einfache Wiederherstellung) und Advanced Restore (Fortgeschrittener Modus). Der Unterschied zwischen beiden lässt sich wie folgt beschreiben: Die erste Methode stellt sämtliche in der Backup-Kopie gesicherten Daten wieder her, während die zweite Methode eine Auswahl der wiederherzustellenden Daten sowie eine gezielte Wiederherstellung in von der Quellidentität abweichende Identitäten ermöglicht.

Im nächsten Schritte wählen Sie die gewünschte Backup-Datei aus. Sie können den Dateinamen samt Dateipfad manuell eingeben. Allerdings wird empfohlen, stattdessen durch Drücken des entsprechenden Buttons den Windows Explorer zu aktivieren.

Ist die erste Methode angewählt und Sie fahren fort zum nächsten Schritt, werden Sie vom Programm gewarnt, dass alle gegenwärtig in Outlook Express vorhandenen Daten überschrieben werden. Sie werden gefragt, ob die Daten überschrieben werden sollen. Durch Drücken auf Ja starten Sie den Wiederherstellungsvorgang.

Wenn Sie sich für den fortgeschrittenen Modus entscheiden, werden Sie aufgefordert, nach der Auswahl der Backup-Kopie die wiederherzustellenden Daten zu wählen: Identitäten (Kontoeinstellungen, Korrespondenzordner, Signaturen, Nachrichtenregeln) und allgemeine Informationen (Adressbuch, Vorlagen). Die Auswahl erfolgt anhand des oben beschriebenen Baumdiagramms, mit dem einzigen Unterschied, dass hier nicht die gegenwärtig bei Outlook Express vorhandenen Daten angezeigt werden, sondern Daten aus der Backup-Kopie. Wählen Sie die Identität, für die Daten wiederhergestellt werden sollen. Standardmäßig ist in der Destination-(Ziel-)Dropdown-Liste das Konto voreingestellt, welches zuletzt gesichert worden ist. Wahlweise können Daten aber auch in eine neue Identität gespeichert werden. Wählen Sie dazu die Option New Identity (Neue Identität) aus der Dropdown-Liste und geben Sie den Namen der Identität ein, die Sie erstellen möchten. So können Daten wiederhergestellt werden, ohne dass vorhandene Daten überschrieben werden.

Starten Sie jetzt den Vorgang. Die Dauer bemisst sich im Wesentlichen nach der Menge der wiederherzustellenden Daten und den verfügbaren Systemressourcen Ihres Computers. Beachten Sie, dass Outlook Express vor Beginn der Datenwiederherstellung geschlossen sein muss. Andernfalls können im Verlauf Fehler auftreten und der Vorgang wird nicht korrekt abgeschlossen.

Das macht Outlook Express Backup Toolbox zum perfekten Tool zur Sicherung der gesamten Datenmenge des Outlook Express-Mailclients. Es verfügt über alle notwendigen Funktionen, um das Problem der Datensicherung professionell zu lösen. Die einfache Handhabung des Programms darf dabei natürlich nicht unerwähnt bleiben. So wird Datensicherung zum Kinderspiel für Jedermann – Selbst für Computereinsteiger.

Identity Manager

Der so genannte Identity Manager ist ein zusätzliches Tool von Outlook Express Backup Toolbox. Das Spezialmodul ermöglicht die Verwaltung von Identitäten unter Outlook Express und erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Mailclients durch unterschiedliche Nutzer. Den Identity Manager starten Sie durch Drücken des entsprechenden Buttons. In der Liste sind sämtliche vorhandenen Identitäten aufgeführt. Das Tool ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über Identitäten: Identitäten kopieren, bearbeiten, entfernen und sogar neue Identitäten erstellen.